Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Das bieten wir bei Splendid Research

Wir sind ein internationales Marktforschungsinstitut aus Hamburg und begleiten in unserer täglichen Arbeit Klienten aus unterschiedlichen Branchen bei ihrer Marktforschung aus einer Hand: Von der Konzeption, über die Datenerhebung bis zur fundierten Analyse.

Uns eint forscherische Neugier und die Freude an Ergebnissen, die bei unseren Klienten hohen Nutzen stiften.
Wie unsere Erfolgsgeschichte begann und auf welche Meilensteine wir bisher zurückblicken, kannst du gern hier nachlesen.

Doch wir sind nicht einfach nur ein Marktforschungsinstitut. Unser Team setzt sich aus motivierten, kompetenten und sehr gut ausgebildeten Menschen zusammen. Bei SPLENDID RESEARCH finden schlaue Köpfe aus den unterschiedlichsten Bereichen einen Arbeitgeber, der er es ermöglicht, die eigenen Potenziale voll zu entfalten. Innovation und kreativer Freiraum werden hier großgeschrieben.

Wir stehen für Teamgeist, Eigenverantwortung und Effizienz. Diese Werte machen uns aus und werden von der ersten Sekunde an alle neuen Splendid-Kollegen vermittelt. Neben den richtigen Werten bieten wir abwechslungsreiche, interessante und anspruchsvolle Aufgaben, die Mitarbeit in einem wachsenden Team, Raum für eigene Ideen sowie Weiterbildungsmöglichkeiten, ein leistungsgerechtes Einkommen und viele Zusatzleistungen.

Das sind deine Aufgaben

• Die ausgeschriebene Position ist keine klassische Sekretariatsaufgabe, sondern geht weit darüber hinaus.
• Du bist die Schnittstelle zur Personalbuchhaltung und Ansprechpartner für Anliegen von Kollegen wie Adressänderungen, Nachfragen, Krankmeldungen etc. Daneben kümmerst Du Dich um die Zeiterfassung und kontrollierst Über- und Unterstunden der Kollegen. Ferner kümmerst Du Dich um die Verwaltung der Zusatzleistungen (Mittagsessenzuschuss, Kreditkarte, Betr. Altersvorsorge).
• Du gestaltest organisatorische Prozesse mit und stellst die Umsetzung sicher.
• Du übernimmst die Planung unserer regelmäßigen Teamevents, Weihnachtsfeier, Retreats und Veranstaltungen und stellst die Versorgung bei Workshops oder anderen langen Kundenterminen sicher.
• Du lädst zu Gesellschafterversammlung und Arbeitskreisen ein und übernimmst die Protokollierung oder Aufzeichnung von Sitzungen, Workshops und bereitest die Dokumente anschließend vor.
• Du koordinierst alle Aufgaben rund um unser Officemanagement sowie externe Bürodienstleister (Reinigung, Hausmeister, Vermieter, Handwerker, Versorgungsunternehmen) und sorgst für erforderliche Einkäufe für einen reibungslosen und angenehmen Büroalltag.
• Du übernimmst für Reisen Organisation, Buchung und Abrechnung.
• Du bereitest den Monatsabschluss vor (Ausgangsrechnungen eintragen, Eingangsrechnungen eintragen, Überweisungslisten vorbereiten) und übernimmst das Mahnungsmanagement.
• Du unterstütz bei der Vorbereitung der Quartalspräsentation, indem Du Zahlen zusammenträgst und in einer PowerPoint-Datei zusammenführst.
• Du unterstützt bei Vertragsangelegenheiten, indem Du Entwürfe erstellst und Vorlagen pflegst. Daneben organisierst Du interne Vorlagen, Präsentationen, Dokumentationen und Checklisten.

Das bringst du mit

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung/Studium oder vergleichbare Ausbildung oder berufliche Qualifikation.
• Berufserfahrung in der administrativen Personalsachbearbeitung und/oder im Office Management von Vorteil.
• Du bringst kaufmännisches und, nach Möglichkeit, auch gesellschaftsrechtliches Verständnis mit.
• Du verfügst über gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Du hast sehr gute Kenntnisse in MS-Office.
• Du hast Freude an der Entwicklung und Optimierung von Personalprozessen in einem wachsenden Unternehmen.
• Hohe Kunden- und Nutzerorientierung sind für Dich eine Selbstverständlichkeit.
• Du verfügst über Kommunikations- und organisationsstarke sowie über eine lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise.